Règlements concernant la réservation des infrastructures communales

Règlement concernant l’utilisation des salles et infrastructures communales

Le présent règlement a pour objet de réglementer l’utilisation des locaux du Centre Culturel de Dippach, des locaux du Centre Culturel Norbert Sassel de Bettange-sur-Mess et de la Maison communale de Schouweiler ainsi que les infrastructures afférentes et d’en déterminer les modalités de location.

Locaux et infrastructures

1) Centre Culturel Norbert Sassel – Bettange-sur-Mess

Les locaux du Centre Culturel Norbert Sassel de Bettange-sur-Mess

• Salle des fêtes (1er étage)
• 1 salle de réunion (rez-de-chaussée)

Les infrastructures de la salle des fêtes du Centre Culturel Norbert Sassel de Bettange-sur-Mess

• 100 chaises
• 25 tables
• 9 podiums amovibles
• 8 tables hautes
• Sonorisation et matériel de projection digital
• Comptoir
• Porcelaine
• Verres
• 1 boîte de premiers secours
• 1 défibrillateur

Les infrastructures de la salle de réunion du Centre Culturel Norbert Sassel de Bettange-sur-Mess

• 12 tables
• 40 chaises

2) Centre Culturel de Dippach

Les locaux du Centre Culturel de Dippach

• Salle des fêtes (rez-de-chaussée)
• Grande salle de réunion (2e étage)

Les infrastructures de la salle des fêtes du Centre Culturel de Dippach

• 100 chaises
• 25 tables
• 9 podiums amovibles
• 8 tables hautes
• Sonorisation et matériel de projection digital
• Comptoir
• Porcelaine
• Verres
• 1 boîte de premiers secours
• 1 défibrillateur

Les infrastructures de la grande salle de réunion du Centre Culturel de Dippach

• 12 tables
• 40 chaises

3) Maison Communale à Schouweiler

Les locaux de la maison communale

• Le Parc communal

Les infrastructures de la maison communale de Schouweiler

• 4 tentes de réception (8m x 4m Mastertent)
• 1 tente de réception (4m x 4m Mastertent)
• 1 tente de réception (5,5m x 12m)
• 80 sets de garnitures tables et bancs
• 2 barbecues de type plancha
• 2 barbecues de type Weber
• 8 tables hautes
• 6 podiums amovibles
• 8 dispositifs de chauffage par rayonnement
• 2 frigos
• 120 garde-corps
• 10 poubelles
• 1 lave-vaisselle mobile
• rallonges électriques

En ce qui concerne les quantités de matériel disponibles reprises ci-devant, il est à noter qu’elles sont à considérer comme étant approximatives. Pour autant que les stocks les permettent, des quantités en supplément peuvent être mises à disposition pour des cas exceptionnels et dûment motivés, moyennant demande écrite afférente.

Conditions d’utilisation

a) L’utilisation des locaux et infrastructures avec leurs annexes, installations et leur mobilier est soumise à l’autorisation préalable du collège échevinal. La demande afférente est à lui adresser sur un formulaire spécifique mis à disposition par la commune.

b) Le droit d’utilisation des locaux et infrastructures avec leurs annexes et installations appartient aux:

• Associations locales, commissions consultatives, partis politiques et habitants célébrant un mariage ou une communion pour des demandes introduites jusqu’à 12 mois avant la manifestation.
• Habitants, copropriétés, commerçants et indépendants, associations caritatives et d’utilité publique ainsi que le personnel de la commune de Dippach pour des manifestations à caractère privé et strictement personnel pour des demandes introduites jusqu’à 3 mois avant la manifestation.

Toute autre demande d’utilisation sera soumise à l’approbation du collège échevinal pour décision.

Il revient au service de coordination de concilier les intérêts de deux ou plusieurs parties ayant sollicité le même local pour la même date. Il convient néanmoins de préciser que l’ordre d’attribution sera effectué selon le principe de premier arrivé, premier servi.

En cas de litige, la décision finale revient au collège échevinal.

c) L’organisateur de l’événement n’a pas le droit de mettre à disposition ni de sous-louer l’objet mis à disposition à des tierces personnes.

d) La demande de réservation des salles des fêtes doit être effectuée au moins 15 jours avant la date de l’événement/manifestation via le site internet de la Commune de Dippach et 5 jours ouvrables avant l’événement/manifestation pour les salles de réunion.

e) L’agent compétent du service de coordination confirmera ou refusera la réservation. Il en informera le demandeur et, en cas d’un avis positif, et, le cas échéant, le gérant du centre culturel respectif.

f) Le demandeur dont la réservation a été confirmée doit déposer une caution. Sur rendez-vous et au plus tôt 2 jours avant la manifestation, le service de coordination lui présentera le local, expliquera le fonctionnement des infrastructures et lui remettra les clés.

g) L’organisateur de l’événement s’engage à rendre les clés des locaux loués au plus tard pour midi du premier jour ouvrable suivant la manifestation dans l’état tel qu’il les aura reçus. Un état des lieux détaillé sera établi par un agent du service de coordination. Un appel à la caution pourra être effectué, voire une obligation de restitution des frais de réparation si des dommages matériels sont constatés lors de l’établissement de l’état des lieux. Ceci vaut aussi pour le cas où l’état des lieux révélerait un nettoyage insuffisant ou manquant des locaux mis à disposition. D’une manière générale, le nettoyage doit être effectué de manière consciencieuse, de façon à qu’une mise disposition à un nouveau demandeur soit possible sans autre intervention.

Les recommandations du plan d’hygiène sont strictement à respecter.

h) Tout matériel privé doit posséder les perfectionnements voulus du point de vue de la sécurité et doit répondre aux normes européennes en vigueur.

i) Quiconque aura constaté des défectuosités ou des avaries aux installations ou au matériel, est tenu de les signaler immédiatement à l’administration communale.

j) Avant de quitter les lieux, l’utilisateur doit fermer les fenêtres, éteindre les lumières et le cas échéant réduire l’intensité du chauffage suivant le service de coordination. Toutes les portes sont à fermer à clé de l’extérieur.

k) Après usage d’un appareil électrique, les prises sont à retirer. Les installations de la cuisine sont à nettoyer après chaque emploi. Les robinets sont à fermer et les fours électriques ainsi que la cellule frigorifique doivent être éteints. A la remise des clés, les installations destinées à recevoir des aliments et des produits périssables, doivent en être vidées afin d’éviter tout problème au niveau de l’hygiène.

l) Le montage et le démontage du mobilier et du matériel mis à disposition est assuré par les services de la commune, sur base d’un plan montrant leur disposition et leur quantité de manière détaillée à remettre par l’organisateur dans un délai d’une semaine au plus tard avant la manifestation. Ce dernier s’engage à restituer le mobilier et le matériel tels qu’ils lui ont été remis, respectivement dans l’emballage d’origine.

Une exception à ce principe constitue la situation, lors de laquelle deux ou plusieurs manifestations ont lieu au long d’un seul week-end. A pareille hypothèse, la commune ne se chargera pas du démontage initial, ni de chaque démontage subséquent, à part du dernier. Elle ne se chargera pas non plus de chaque montage subséquent au premier. Elle se limitera à dresser entre les manifestations chaque fois un état des lieux. Ainsi, les organisateurs de chaque manifestation subséquente auront à s’occuper eux-mêmes du montage en question. Tous les organisateurs au long d’un week-end auront à s’occuper du démontage à part le dernier.

m) La durée d’une occupation à des fins professionnelles ne peut dépasser 7 jours consécutifs (comprenant maximum 1 weekend). Ces restrictions ne valent pas pour la tenancière du café « Um Bur », intégré au Centre Culturel Norbert Sassel de Bettange.

n) Les Centres Culturels de Dippach et le Centre Culturel Norbert Sassel de Bettange étant équipés de raccordements à l’internet via un réseau sans fil, celui-ci sera à disposition de l’organisateur, selon ses performances sous réserve de prendre toutes les précautions d’utilisation utiles.

o) Cas particulier en ce qui concerne les salles de réunion:

• L’utilisation des salles de réunion est sollicitée par une demande à soumettre au service de coordination qui mettra au courant le gérant respectif, le cas échéant. Le service de coordination peut accorder, sur décision du collège échevinal, l’usage régulier des salles de réunion à des associations locales exerçant des activités périodiques.
• L’utilisation des salles de réunion n’étant pas assujettie au dépôt d’une caution, le demandeur dont la réservation a été confirmée veillera cependant à ce qu’il quitte les lieux dans un état impeccable. L’état des lieux est régulièrement contrôlé par le service de coordination qui signalera toute non-conformité à l’administration communale. Le collège échevinal peut refuser l’utilisation future des salles à des associations ou des personnes qui quittent les lieux dans un mauvais état.

p) Autorisation de débit de boissons:

• La mise à disposition de l’autorisation de débit de boissons est liée, le cas échéant à la vente exclusive des produits de la brasserie qui la met à disposition.
• Toute demande d’utilisation de la salle doit, si besoin en est, être accompagnée d’une copie de la demande de mise à disposition du débit de boisson, dont l’original est à adresser directement au gérant de la licence. Le gérant du débit de boissons organisera le calendrier des mises à disposition, en fonction du rang d’entrée des demandes lui parvenues.
• Le gérant de l’autorisation veillera à ce que toutes les conditions par rapport à la brasserie soient respectées. Il pourra, le cas échéant, désigner un sous-gérant agissant en son nom lors de la manifestation, en conformité avec les dispositions légales en la matière.
• L’utilisateur doit observer les prescriptions de la loi modifiée du 29 juin 1989 portant réforme du régime des cabarets ainsi que toutes les dispositions légales et réglementaires en vigueur sur la matière.

Obligations de Sécurité

a) L’organisateur est seul responsable de l’application stricte des règles de sécurité pour la salle et le matériel qui lui sont mis à disposition.

b) Le nombre maximal de personnes autorisées par salle doit être impérativement respectée:

• Centre Culturel de Dippach: 99 personnes,
• Centre Culturel Norbert Sassel de Bettange: 99 personnes

Les établissements en question étant couverts par des autorisations en conformité avec la loi modifiée du 10 juin 1999 relative aux établissements classés, en ce qui concerne l’accueil de 50 à 500 personnes, le nombre maximal d’effectifs admis s’oriente aux conditions locales et, en particulier, aux dispositions sécuritaires en vigueur. En plus, le nombre maximal admissible variera en fonction du type de manifestation et de la disposition mobilière de la salle, dans ce cadre.

c) L’organisateur a pour obligation de prendre toutes les dispositions utiles et nécessaires afin de garantir le respect des lois et règlements applicables en matière de sécurité notamment la prévention contre le risque d’incendie.

d) L’organisateur est tenu de s’assurer que toutes les voies d’accès vers le bâtiment ainsi que les surfaces de manœuvre pour véhicules d’intervention soient dégagées afin de ne pas entraver l’intervention des services de secours et/ou des forces de l’ordre.

Les portes d’entrée, de sortie et de circulation intérieure doivent être dégagées et accessibles en permanence.

e) Toutes les installations de sécurité sont à respecter et à maintenir à leurs emplacements. Ils ne pourront être obstruées par des décorations ou autres objets mobiles.

f) L’utilisateur veillera à la présence d’un nombre suffisant de personnes mandatées, afin d’assurer le bon déroulement de la manifestation.

g) Le personnel de l’administration communale doit toujours avoir accès à la salle mise à disposition et peut à tout moment dénoncer d’éventuelles infractions aux règles de sécurité, sans que ceci puisse être considéré comme une obligation d’inspection déchargeant l’organisateur de ses obligations.

h) L’organisateur est invité à prendre connaissance des prescriptions de l’Inspection du Travail et des Mines en matière de prévention incendie pour de salles recevant du public (ITM-SST 1507.3 – http://www.itm.lu).

En particulier, les utilisateurs seront tenus de se conformer aux dispositions de l’autorisation de commodo-incommodo afférente, émise par le bourgmestre, en relation avec l’exploitation de l’établissement mis à disposition, pour autant qu’elles les concernent.

Responsabilités

a) L’organisateur doit être en possession d’un contrat d’assurance couvrant la responsabilité civile qui assure les dommages corporels, les dégâts matériels et le dommage de location, y compris toute dégradation ou disparition résultant de son fait ou du fait d’un tiers lié à la manifestation, en rapport avec la manifestation qu’il entreprend pour tout participant, spectateur et personnel de l’usager.

b) L’organisateur est directement responsable de tout préjudice causé à l’administration communale résultant de tout fait quelconque (faute, manquement, omission, négligence ou imprudence) commis par les responsables, mandataires, salariés, exécutants, artistes, sportifs ou tout autre personne en relation avec la manifestation.

c) L’administration communale de Dippach décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de détérioration de tout objet personnel.

d) Les usagers contrevenant aux prescriptions du présent règlement ou n’obtempérant pas aux instructions et aux ordres de l’agent communal compétent pourront se voir interdire temporairement ou définitivement l’accès aux installations.

e) Les objets trouvés sont à remettre au personnel de service qui les déposera en la maison communale.

f) L’organisateur est tenu de respecter les lois en vigueur concernant les nuisances sonores et le tapage nocturne et de prendre toutes les mesures nécessaires afin de limiter les bruits susceptibles de troubler la tranquillité du voisinage.

Interdictions générales

a) Il est strictement interdit aux usagers:

• De fumer dans les halls, salles et dépendances des bâtiments communaux.
• De vendre ou d’offrir de l’alcool aux mineurs de moins de 16 ans.
• D’utiliser les installations à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été louées ou mises à disposition.
• De modifier les locaux, accrocher des affiches, d’enlever ou de déplacer des meubles ou objets y installés et de sortir du matériel des dépôts sans l’autorisation préalable de l’agent communal compétent.
• De décorer la salle de matières inflammables.
• De s’adonner à des actes ou des jeux pouvant porter atteinte à la sécurité et à la pudeur des usagers ainsi que celle du public.
• D’introduire dans les salles des armes ou des objets dangereux de toute sorte.
• L’utilisation de dispositifs, qui génèrent de la fumée est strictement prohibée.
• En ce qui concerne le réglage de la température, au niveau des salles des fêtes, il est strictement interdit d’y procéder en manipulant les éléments de réglage du chauffage de sol, s’il en existe. Les réglages afférents seront à faire moyennant des thermostats centraux installés sur les circuits de chauffage par radiateurs, sinon via les vannes thermostatiques sur ces radiateurs.

b) Aucun animal n’est toléré à l’intérieur de l’établissement sauf:

• Dans le cas de manifestations pour les animaux faisant partie intégrante de ladite manifestation.
• Les chiens servants de guides aux personnes malvoyantes ou en situation d’handicap.
• En cas d’autorisation formelle du collège échevinal.

Réclamations et généralités

a) Toutes les réclamations en rapport avec l’utilisation d’une des infrastructures sont à adresser au collège échevinal qui tranchera également quant aux litiges auxquels l’application du présent règlement pourrait donner lieu.

b) Le bourgmestre peut interdire temporairement ou définitivement, l’accès des diverses salles à ceux qui contreviendront aux prescriptions du présent règlement ou qui n’obtempéreront pas aux instructions et aux ordres de la personne chargée de la surveillance. L’autorisation d’utilisation peut être retirée ou suspendue à tout moment, si l’entretien des installations l’exige.

c) Des dispositions en matière de taxes d’utilisation sont émises dans le cadre d’un règlement-taxe séparé à prendre par le conseil communal.

Protection des données

Les données recueillies lors de la demande de réservation ne peuvent parvenir que de l’enregistrement volontaire des données à caractère personnel du requérant. Elles ne sont cédées à aucune société commerciale ou autre organisation en dehors de la commune de Dippach.

Conformément au chapitre VI de la loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel et au chapitre III du règlement 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (GDPR-règlement général sur la protection des données), Le requérant dispose de certains droits, dont notamment le droit d’accès aux informations qui le concernent et un droit de rectification des informations inexactes. S’il entend exercer ces droits, il est prié de contacter la commune.

D’une manière générale, en application du règlement relatif à la protection des données GDPR (UE)2016/679, la commune traite les données personnelles en respect d’une obligation légale à laquelle elle est soumise.

Dispositions finales

Le fait pour les usagers et organisateurs d’avoir demandé et obtenu l’autorisation d’utiliser les locaux ou matériel énumérés dans le présent règlement constitue pour ceux-ci un engagement formel de prendre connaissance du présent règlement et d’en respecter toutes les prescriptions.

Les infractions aux dispositions de police du présent règlement seront punies d’une amende de 25 € au moins et de 250 € au plus.

Règlement communal concernant la fixation des redevances à payer dans le cadre de l’utilisation des salles et infrastructures de la commune de Dippach

Le présent règlement a pour objet de fixer les redevances à payer dans le cadre de l’utilisation des locaux du Centre Culturel de Dippach et des locaux du Centre Culturel Norbert Sassel de Bettange-sur-Mess.

Locaux concernés

1) Les locaux du Centre Culturel Norbert Sassel de Bettange-sur-Mess

• Salle des fêtes (1er étage)
• 1 salle de réunion (rez-de-chaussée)

2) Les locaux du Centre Culturel de Dippach

• Salle des fêtes (rez-de-chaussée)
• Grande salle de réunion (2e étage)

Redevances

L’utilisation des différents locaux en question est sujette au paiement des redevances fixées, comme suit:

Salles des Fêtes

Salles de Réunion

Dispositions spéciales 

a) La durée d’une occupation à des fins professionnelles ne peut dépasser 7 jours consécutifs (comprenant maximum 1 weekend). Ces restrictions ne valent pas pour la tenancière du café « Um Bur », intégré au Centre Culturel Norbert Sassel de Bettange.

b) Le collège échevinal peut autoriser exceptionnellement l’occupation des infrastructures pour des répétitions et des stages. L’occupation est gratuite. Une caution de 250€ doit être déposée à la commune, si une salle des fêtes est occupée.

c) L’occupation des locaux est gratuite lorsqu’il s’agit:

• De manifestations organisées par les associations locales.
• De manifestations organisées par les commissions consultatives.
• De manifestations organisées par des associations caritatives et d’utilité publique, des associations sans but lucratif locales et des partis politiques.
• D’une réception pour un mariage ayant lieu dans la commune de Dippach.
• De manifestations organisées par le personnel de la commune.